檔案一直是政府機構的重要文件和核心文件，它是政府機構辦事過程的一個總記錄。檔案管理的條理性直接關系到檔案翻查的順利性。檔案管理的細致性也同時關系到檔案查閱的精確性。
在傳統作業時的政府機構，檔案的保管一般都是用檔案袋裝好存放，這就出現一些問題——多年后字跡不清晰，存放地點過于潮濕導致檔案損壞，或者就是建檔時候放置位置不明確，找尋起來困難重重。這些傳統工作時代的詬病讓許多人員翻查檔案時都精疲力盡。
而政務OA系統政務版的檔案管理功能，就為政府機構的檔案管理打開了新的一扇大門，oa系統檔案管理可以設置檔案分類，根據檔案內容、類別歸納檔案，其次，檔案管理可以上傳附件形式，將手寫的檔案及時保存上傳，避免了時間久后字跡不清晰的現象。檔案管理還提供多種形式查找，關鍵詞查找、保存期限查找等等，讓檔案查詢易如反掌。檔案管理的借閱、歸還也非常清晰明了易操作。政務OA系統真正實現檔案查詢高速化，為政府部門檔案管理提供便利性。
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